2.4. Ouverture du dossier-client/compte d'affaire

Recommandé en tout état de cause pour une gestion efficace des prestations

N°

Donneur d'ouvrage

Traducteur externe

Traducteur interne

6

Ouverture d'un dossier-client et/ou ouverture d'un dossier d’affaire et/ou compte d’affaire.

Ouverture d'un dossier-client et/ou ouverture d'un dossier d’affaire et/ou compte d’affaire.

Nature

Toute affaire donne lieu à l'ouverture d'un dossier. Selon les cas, le traducteur ouvre un ou deux dossiers :

• un dossier d’affaire et/ou compte d’affaire si la prestation demandée est une nouvelle affaire pour un client ancien ;
• un dossier de client, puis un dossier d’affaire et/ou compte d’affaire, si la prestation demandée est la première pour le client considéré.

Enjeux

Le dossier d’affaire et/ou compte d’affaire constitue le moyen de suivre le déroulement de l'exécution de la traduction et de constituer des archives réexploitables.

Dans une logique d’assurance de qualité, toute ouverture de dossier de client et de dossier d’affaire et/ou compte d’affaire par un traducteur vivant de son art doit entraîner le paiement d’un forfait car le temps requis par les démarches à accomplir pour obtenir l’accord effectif du donneur d'ouvrage est du temps incompressible.

Exécution

La création des comptes entraîne la mise en oeuvre de :

Instrument : Dossier de prospect/client

Instrument : Dossier d'affaire

Procédure : Création du dossier d'affaire ou compte d’affaire

Gestion

Dès qu'un dossier d'affaire/compte d'affaire est ouvert, il y a lieu d'envisager le mise en œuvre d'une mesure systématique des temps d'exécution :

Procédure : Mesure des temps d'exécution

2.5. Affectation d'un chef de projet

Facultatif

Utile dans les environnements à traducteurs multiples en cas de volumes importants de demandes de traductions.

N°

Donneur d'ouvrage

Traducteur externe

Traducteur interne

7

Affectation d'un responsable de dossier

Affectation d'un chef de projet

Affectation d'un chef de projet

Nature

Mise en place, dans l'entreprise ou le service de traduction, d'une fonction spécifique donnant à un traducteur l'entière responsabilité de gestion de l'ensemble de l'affaire.

Enjeu

La nomination d'un chef de projet est requise dès lors qu'il apparaît que :

• le donneur d'ouvrage souhaite avoir un interlocuteur unique ;
• le dossier risque d'être délicat à traiter ;
• les volumes ou les délais sont tels que plusieurs traducteurs interviendront en parallèle ;
• la traduction sera un travail d'équipe.

Exécution

La décision entraîne la mise en œuvre de :

Procédure : Affectation d’un chef de projet